Здравей! Пак съм аз, надявам се ме помниш. Седя си тук няколко дни и очаквам да ми обърнеш малко внимание. Когато онзи ден пристигнах, ми се стори доста зает. Предполагам, наред с всички останали пристигащи, може и да си забравил за мен.
Мен обаче ме чакат да се върна и много бих се радвал, ако скоро ми отделиш малко време. Разбрах, че някои, които са пристигнали преди мен, още не са се върнали и се чудя колко дълъг ще бъде и моят престой.
Да, съвсем наясно съм, че денят ти е много ангажиран, но със сигурност има начин да съкратиш нашия престой. А и съм сигурен, че после ще ти е много по-спокойно!
Мдаа, за тях става дума – имейлите, които понякога „прашасват” в електронната ни поща. И макар отговорът да е въпрос на 1 минута и няколко клика, често се случва да не намерим време за него. Ето няколко съвета и идеи как това мобе да се промени:
Изградете си система
Дисциплината е един от най-важните фактори, които водят до добре свършена работа. Затова – дисциплинирайте имейла си! Различните платформи предлагат достатъчно „етикети” за маркиране кое съобщение с какъв статус е, за да можете да изградите собствена система. И за да не стигнете до „Това сега за какво беше”, най-лесно е да си ги запишете на бележка в телефона, за да имате винаги достъп до тях. Грижете се всеки имейл да е отбелязан по правилния начин и след време това ще ви стане естествен навик.
Вкарайте ред
Бутоните за „Архив” и опциите за подреждане по папки не са измислени случайно. Комуникацията, която вече е приключена, просто архивирайте. Създайте и папки по съответните теми, в които да „прибирате” имейлите си. Така ще ви бъде много лесно и когато търсите.
Задължително всички бюлетини, за които се абонирате, съхранявайте в специална папка в пощата си. Повечето платформи дават възможността да настроите получените от конкретни имейли писма директно да отиват в избрана папка – това е перфектен начин да не ги оставяте да се „пречкат” във входящата си поща. Друг практичен начин, по който можете да организирате абонаментите си, е да си направите специален имейл за тях и да ги получавате отделно от основния си.
Създайте си правила
Например, всеки петък отделяйте по половин час, за да подреждате пощата си от насъбралата се комуникация и да я разпределяте по правилните места, в случай, че не сте успели през седмицата. Задайте си лимит на отговаряне на имейлите до 24 часа и се старайте да го спазвате. Ако виждате, че този срок ще ви е кратък и няма да успеете да отговорите, то поне върнете имейл, че сте го получили и какви стъпки предстоят. Понякога отсрещната страна има нужда просто да знае какво сте решили, дори това да означава, че ще отговорите след седмица.
Водете си бележки
Много имейли позволяват да си водите бележки под формата на задачи. Със сигурност, е трудно да помните и най-дребните запитвания и е възможно просто да забравяте да отговорите. За да избегнете това, ще ви помогне както организацията по „етикети”, така и воденето на бележки. В края на деня отделете няколко минути, в които да погледнете тези бележки и да ги изпълните.
Организирайте се
Всеки има собствен начин за организация на задачите – едни пишат в тефтери и специални органайзери, други ползват мобилни приложения, трети – и двете. Без значение от кои сте вие, в начина си на организация се опитайте да вмъкнете и графа „имейл”. В нея вписвайте всички онези ангажименти, които остават след „отложените имейли” – онези, на които все си казвате, че ще отговорите утре.
Отсреща обикновено някой точно толкова зает, колкото вас самите, чака този вечно отлаган отговор и за него получаването му може да е зелената светлина, за да продължи напред с ангажиментите си. Затова, не пестете време и „дисциплинирайте” имейла си, за негово и за ваше добро.
