Широкоразпространено е разбирането, че работата в офиса има както плюсове, така и своите минуси. Разбира се, всеки различно може да определи дали работата му в офисното пространство има повече положителни или отрицателни страни. Докато едни възприемат работата с много хора на едно място за нещо нормално, без това да им пречи, то при други това може да доведе до стрес или прекалено голямо разсейване. Едно е сигурно – има лесни начини, чрез които можете да подобрите продуктивността си в офиса посредством технологиите, независимо дали офисът е от типа „отворено” пространство (open space) или е разделен на отделни кабинети или стаи. Ето няколко идеи, които ще ви помогнат да бъдете по-продуктивни в офиса.
Използване на мощта на браузърите
Браузърите са онези програми, с които дотолкова сме свикнали в нашето ежедневие, че не обръщаме особено внимание на мощта, която крият. Независимо дали използвате Chrome, Firefox, Edge или Safari, с всеки браузър можете да улесните продуктивността си в офиса чрез приложения, които можете да добавите към тях. Много от големите технологични компании сами разработват допълнителни приложения, други са направени от разработчици на свободна практика. Всяко от тях има различна функция – например да преобразува страницата в pdf, да сваля изображения или видео от сайта, да направите бележка на сайта, която можете да прочетете по-късно и много други. Използвайки допълнителните приложения, можете да съкратите времето при използването на информацията от сайта, независимо дали изготвяте доклад или желаете да я съхраните офлайн за по-късно.
Създаване на To-Do lists
Изготвянето на график, с който да разпределите задачите, които трябва да извършите в рамките на деня, седмицата или месеца, е възможност, която не бива да игнорирате. Със съвременните възможности, които ни предоставят технологиите, много лесно можете да изготвите т. нар. To-Do list, или „списък с нещата, които трябва да направя”. Има голям брой безплатни приложения за Android или iOS, които можете да използвате на смарт устройствата си и да улесните работата си, като направите правилна подредба на задачите си за деня.
Имейл клиенти
Независимо дали използвате вградените пощи в операционните системи на iOS и Windows или използвате външни програми като Thunderbird и Outlook, трябва да отбележим, че ако използвате тези програми с всичките им функции, значително ще улесните работния си процес. Да вземем за пример Thunderbird и Outlook. Много хора предпочитат разработката от Mozilla, а други Outlook от Office пакета на Windows. Двете програми имат много прилики и функции, по-които си приличат, но и такива, по които се различават. Освен за изпращане на електронни писма, с тях може да управлявате задачи и срещи, като ги отбелязвате в календара директно в програмата, без да използвате външни приложения. Друга полезна функция е съставянето на филтри, с които да насочвате съобщенията от определени домейни в папка по избор в програмата. Това значително спестява време и автоматично извършва сортирането на имейл потока. Филтърът има възможност да запази копие в основната „кутия” на програмата или директно да насочи имейла в папка, която сте избрали. Друга полезна функция в Outlook и Thundebird са допълнителните разширения (add-ons), които можете да използвате, подобно в браузърите. Те също значително могат да спомогнат за продуктивността в офиса.
Работа в екип с Trello
Trello е една от програмите, които могат да улеснят Вашата работа, ако работите с повече колеги по един проект. С програмата лесно може да се състави общ план, разделен на т.нар. карти в основното табло (board) на програмата. Например ако проектът Ви се състои от 5 точки или 5 основни задачи, като за всяка от тях работи отделен екип, то лесно могат да бъдат създадени 5 секции (карти). Допълнително могат да бъдат зададени крайни срокове, да се вмъкват коментари от хората в картата, да се добавят допълнителни линкове, файлове и други. Разбира се, във всяко едно табло могат да участват различни хора от екипа и да бъдат създавани множество карти, в които да се споделят файлове. Една от най-удобните функции е, че програмата се интегрира с Вашата поща в Google и съответно използва хранилището за информация Google Drive. Друга полезна функция е, че имате възможност да получавате на посочен от Вас имейл известия за това дали някой е направил промяна по съдържанието на дадена карта, дали е прикачил файл и всичко свързано с картата или таблото, а това спестява време за координация с колегите Ви.
Разбира се, можете да използвате програмата и индивидуално, да си слагате бележки и документи, които лесно могат да бъдат достъпни и през мобилно устройство, когато сте извън офиса.
Постоянно обучение
Неизменно един от начините, чрез които можете да дадете силен тласък на Вашата продуктивност, е допълнителното обучение. В интернет пространството има необятна информация и видеоуроци, с които можете да развиете допълнително Вашите знания и умения с ежедневните програми, които Ви се налага да използвате в офиса. От видеоуроци, свързани с основните програми Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), до по-специфични програми, разбира се, и работата с операционните системи на Windows или iOS. В ежедневната ни работа с документи, имейли и таблици, знанието как да използваме всяка една от функциите ни дава предимство да бъдем по-продуктивни и да вършим задачите си с по-бърз темп.
Най-важното е да откриете Вашите начини и трикове, с които да улесните ежедневието си и да бъдете по-подготвени за предизвикателствата, с които се сблъсквате в работния процес.
