Сигурно често ви се случва да получите важни документи за преглед или редактиране от колега, точно когато сте навън само с мобилния си телефон или таблет. И точно тогава срокът за преглед е толкова кратък, че не търпи да стигнете до персоналния си компютър и да отразите бележките. Сега сигурно се сещате, че мобилната версия Google Документи (Google Docs) за Android идва в точното време, за да ви реши проблема.
В тази статия, посветена на приложението Google Документи, ще ви представим 6 полезни „трика“, които ще разкрият „преките пътища“ към най-често използваните функции на Google Документи и как да направим всеки момент там по-лесен и полезен, особено когато сме в движение и нямам достъп до компютър.
Няколко действия без да излизате от приложението
Опция Разглеждане (Explore) е една от тези, които винаги забравяме да използваме, но веднъж свикнем ли, осъзнаваме колко е полезна. Разглеждане позволява да изследвате всяка тема или термин, за който пишете, без изобщо да се налага да напускате приложението. Кликнете върху трите точки в горния десен ъгъл на приложението и изберете Разглеждане. Приложението автоматично ще предложи списък с теми и изображения, свързани с термините, намерени в документа.
Ако попаднете на информация, която искате да цитирате, всичко, което трябва да направите, е да го подчертаете и вмъкнете с едно докосване. Същото правило действа и за избрани изображения.
По същество това е най-лесният начин да сърфирате в мрежата направо в приложението и след това да внесете част от информацията директно във файла без да излизате от Документи.
Интелигентна организация на документи
Справянето със сложен и дълъг документ от телефона може да бъде истинско приключение. Кой иска да губи време в безкрайно скролване на екрана и търсене на определена дума или част от документа?
Ако използвате функцията Търсене и замяна (Document Outline), никога няма да правите това отново. Докато преглеждате или редактирате всеки документ кликнете отново на иконата с трите точки в горния десен ъгъл и изберете Търсене и замяна.
Преминаването към която и да е част от документа вече е само с едно докосване и изписване на дума или израз.
По-лесно интегриране на Word
Когато работите с хора, които предпочитат редактиране в Microsoft Word, не е нужно да правите допълнителни настройки, за да преодолеете разликата. Приложението Google Документи позволява да редактирате файлове на Word, без никакви усилия и допълнителни команди. С едно просто превключване можете да създавате нови файлове в .docx формат също толкова лесно.
За да го намерите, влезте в главния екран на Документи – екранът с полето за търсене в горната част и всичките ви документи. Докоснете иконата с трите реда в горния ляв ъгъл на този екран и се насочете към секцията Настройки. Там трябва да видите опция Създаване на файлове на Word (Create Word file).
Активирайте и се върнете към главния екран на Документи. Следващият път, когато докоснете кръглата икона с плюс за създаване на нов документ, ще се покаже и опцията Нов файл в Word (New Word file) точно над стандартната команда Нов файл в Документи (New Docs file).
И само като напомняне, ако някога искате да запазите съществуващ файл във формат .docx, можете да направите и това като докоснете иконата с трите точки, докато редактирате документ, изберете Споделяне и експортиране (Share & export), след това изберете Запазване като (Save As). Остава да изберете опцията Word (.docx) или някой от останалите предложени формати.
Търсач на файлове
Когато и да изтегляте документ на телефона или таблета си – било то от имейл, уебсайт или друг източник, се случва да не можете да го откриете след това, нали? Ето още една функция на Документи, която ще заобичате – “търсачът на файлове“.
Това е онази сива папка в лентата за търсене на основния екран на приложението.
Когато изберете тази опция, приложението ще ви подкани да потърсите запазен файл или във вашия телефон (хранилище на устройството), или в Google Диск. След като изберете една от двете опции, можете да видите какво има там и дали ще намерите това, което търсите.
Пряк път към документите
Често търсим „shortcut“ (пряк път) за ежедневните си дейности, особено тези, които ни се налага да правим често. Така е и с файловете, които използваме най-много. Ако се окаже, че работите върху конкретен документ или набор от документи често, можете да създадете преки пътища към тях и с едно докосване да отворите файловете директно от началния екран на мобилното си устройство.
На пръв поглед „заровената“ опция ще спести доста лутане в бъдеще. Намерете въпросния документ в приложението Документи. Натиснете продължително върху него и погледнете надолу по менюто. Търсената команда е На началния екран (Add to Home screen).
С избор на тази опция получавате икона, подобна на приложение, точно на началния екран на телефона. Докосването му ще ви отведе директно в избрания документ, без да влизате в приложението и без да се налага да го търсите сред останалите файлове. По амбициозните могат да създадат папка на началния си екран, където да съхраняват повече документи с висок приоритет.
Пряк път към другите функции на Google Документи
Докато сме на същата тема – можете да следвате същия модел и да поставите преки пътища на начален екран за общи команди на Документи, като създаване на нов документ или търсене. По този начин отново си спестявате доста време за достигане до най-използваните опции от Документи.
Намерете иконата на Документи и натиснете продължително, докато се заредят серия от опции за директни преки пътища на приложението.
Винаги можете да стигнете до тях чрез продължително натискане на иконата на Google Документи, а ако се окаже, че използвате функциите често, можете да го направите още по-лесно, като кликнете и задръжте на една от тях и я плъзнете директно върху началния екран за следващ достъп с едно докосване.
